L'animateur de réunion


QUAND VOUS ETES ANIMATEUR DE REUNION (PRÉSIDENT DE SOIRÉE)
Type d’exercice : Conduite de réunion

 


Objectifs pédagogiques (cf. manuel de leadership) :

Objectif 4 : Apprenez à gérer les temps de parole (le vôtre et celui des autres)
                . préparer  la réunion suffisamment à l’avance.
 . donner un temps suffisant à chaque partie de la réunion (introduction,           
formation éventuelle, improvisations, discours, évaluations,etc…)                         
Objectif 5 : Préparez votre projet et mettez-le en œuvre
    . Planifier la réunion, avec des explications sur les responsabilités et les objectifs de  
  chacun
    . aider les intervenants à être efficaces
Objectif 7 : Faciliter le travail
                 . contrôler tout le déroulement de la réunion
                 . veiller à l’écoute des intervenants par chacun
Objectif 8 : Développez vos capacités à motiver les autres
 . Expliquer aux intervenants comment faire une réunion agréable
 . Donner des remerciements et des félicitations devant tout le monde
Objectif 10 : Apprenez à former une équipe et travailler avec elle
                 . Travailler avant la réunion avec une équipe en expliquant à chacun sa tâche
 . Créer au sein de l’équipe une atmosphère favorisant l’aide et la confiance

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Prérequis : ce rôle nécessite d’être familier avec les différents rôles et les procédures du club.

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La mission :

- Préparer un programme de soirée de qualité de façon à faire progresser chaque adhérent et donner une image attrayante du club aux invités.
- Préparer le programme le plus en avance possible afin que chacun puisse préparer son rôle (c’est une demande récurrente des adhérents).Si possible envoyer une première version du programme à tous les membres du FRDS une semaine à l’avance.
- Coordonner et conduire l’entière réunion de façon à ce qu’elle se déroule harmonieusement dans le temps alloué.
- Gérer les relations  au sein du groupe de façon à favoriser un climat convivial et motivant, point fondamental dans le développement des compétences des adhérents.


Préparation du rôle :

Vérifier et compléter le programme :
Voir avec le VP Formation et le planning en ligne les rôles prévus.
Vérifier que chaque rôle soit validé (par un manuel de communication ou le manuel de leadership ou les deux). (Les rôles validés sont prioritaires sur ceux qui ne le sont pas.)
Vérifier s’il y a une formation prévue et/ou des allocutions spéciales (compte rendu de conférence, intronisation, etc.) avec les membres du bureau.
Valider les discours avec chacun des orateurs prévus. Si possible prévoir un discours de réserve (Discours joker).
Valider les rôles de conduite de réunion : meneur des improvisations et évaluateur général. Demander aux orateurs de préciser les objectifs de  leur discours et le temps de leur prestation s’il s’agit d’un discours de manuel avancé.
- Leur demander des informations personnelles à utiliser pour les présenter (travail, famille, hobbies, formation, parcours TMI, etc.)
- Rappeler au meneur des improvisations qu’il doit :
appeler en priorité les adhérents sans rôle
ne pas appeler les orateurs et l’évaluateur des improvisations
n’appeler des invités que s’ils ont donné avant la réunion leur accord préalable
Et enfin s’assurer de la présence des évaluateurs (de discours et rapports techniques) et de celle des personnes qui offriront la pause apéritive.
Donner la liste des évaluateurs (de discours et rapports techniques) à l’évaluateur général en lui rappelant que c’est à lui de :
faire un rappel sur le but et l’intérêt de l’évaluation à l’attention des invités
présenter son équipe

Faciliter la réunion  :
S’assurer que tous les membres ayant un rôle dans la réunion connaissent et comprennent ce qui est de leur responsabilité et leurs objectifs pour la réunion et qu’ils savent comment les mettre  en oeuvre.
Insister auprès de ceux qui ont des rôles sur l’importance d’avoir une réunion bien conduite et agréable.
Encourager les personnes qui ont des rôles à poser des questions si tout n’est pas clair pour eux.
Motiver les intervenants  afin que cette  réunion soit tout à fait réussie.

Détails techniques :
Rédiger le programme, avec l’aide du VPF si celle-ci est nécessaire. L'ordre de présentation des discours lors de la réunion suit le degré de progression. Ainsi on commence par les discours 1, puis les 2, 3, etc. et on finit par les discours avancés.
Allouer le temps approprié pour chaque intervention et chaque session. Le programme doit prévoir la fin de réunion au plus tard à 21h
Contacter les orateurs et leur demander :
le nom de leur manuel et le numéro de leur discours
le titre de leur discours
le(s) objectif(s) à atteindre tels qu’ils sont définis dans le manuel*
le temps alloué
des informations personnelles à utiliser pour les présenter (travail, famille, hobbies, formation, parcours TMI, la raison de ce sujet à cet auditoire, etc.)
Envoyer le programme aux adhérents plusieurs jours à l’avance, quitte à envoyer plusieurs versions s’il y a des modifications au fil du temps.
Imprimer ou faire imprimer le programme.
Demander à l’huissier (ou celui qui en fait office) d’apporter les bulletins d’évaluation individuelle pour les discours et la formation (s’il y en a une).

Préparation des interventions de l’animateur de réunion :
Préparer  une présentation personnalisée pour :
le meneur des improvisations
chaque orateur
l’évaluateur général
Une bonne présentation est importante et contribue au succès de l'orateur. Elle dure en moyenne 30’ pour chacun et a pour but de mettre en valeur l’intervenant et de le mettre en confiance
Préparer une présentation du rôle du chronométreur (au bénéfice des invités).


Avant la réunion, pendant l’accueil :

Arriver tôt afin de régler les détails de dernière minute.
Vérifier auprès des orateurs s'il y a des changements.
Organiser les éventuels remplacements.
Répartir  le programme dans la salle de réunion avec l’aide d’autres membres.
Faire en sorte, avec l’aide du chronométreur si besoin est, que la soirée commence à l'heure.
Le président du club(ou celui qui le remplace :  VPF ou VPA) prend la parole en premier pour saluer les invités.


Pendant la réunion :

Se réserver une place assise  non loin de l’endroit où chacun va prendre la parole.
Rappeler aux présents d’éteindre leur portable
Présider avec sincérité, énergie, enthousiasme et conviction.
Présenter brièvement les sessions avec les noms du meneur des improvisations et celui de l’Evaluateur Général. Expliquer le rôle du chronométreur
Faire très attention au temps. Veiller à finir la réunion à l’heure. Procéder à des ajustements pendant la réunion si nécessaire pour y arriver
Tout au long de la réunion, décourager les interruptions, les commentaires et bavardages dans l’auditoire.
Etre le premier à applaudir à chaque intervention pour donner le rythme.
Appeler le grammairien pour le mot du jour
Présenter le meneur des improvisations
Donner une minute pour voter pour le meilleur improvisateur, après que le meneur des impros ait récapitulé chaque sujet et le nom de celui qui l’a traité.
Présenter les orateurs, puis: le manuel et le numéro de discours, leurs objectifs, le titre du discours et le temps alloué.
Après chaque discours laisser un minute pour l’évaluation écrite par chacun du dit discours.
Quand tous ls orateurs sont passés faire voter le public pour le meilleur discours (1 minute).
Présenter l'évaluateur général.
Quand tous les évaluateurs se sont exprimés faire voter le public pour la meilleure évaluation (1 minute).
Vérifier auprès du chronométreur s’il ya des improvisateurs, des orateurs et de évaluateurs éliminés pour une question de temps.
Donner les résultats des votes du public et remettre les rubans.
Redonner le contrôle de la réunion au président de club.


A la fin de la réunion :
S’assurer auprès de chaque présent (adhérents, invités, visiteurs d’autres clubs) qu’il est satisfait de sa soirée et motivé pour revenir.
LA SALLE DU FIGUIER ETANT A NOTRE DISPOSITION JUSQU'A 21h15 PROFITONS EN .

Suggestions :
Etant  le premier à parler après l’intervention du grammairien donnant le mot du jour, montrer l’exemple en étant le premier à l’utiliser (et réitérer si possible durant le reste de la soirée) !


*ATTENTION : deux types de manuels concernant les discours sont actuellement utilisés « Communication et leadership » et « Savoir communiquer » depuis 2008. Or, dans ces deux manuels, les discours ne sont pas dans le même ordre et ils ont parfois des objectifs différents. L’animateur de réunion doit donc s’assurer auprès du futur orateur et de son évaluateur des objectifs donnés dans le manuel utilisé par l’orateur.

 

 

                                                                                                                                            FP  mars 2009